Im heutigen Newsletter möchten wir Ihnen einen möglichst objektiven und umfassenden Überblick über die Potentiale und Grenzen der BayernCloud Schule (ByCS) geben.
Die ByCS mit ihren verschiedenen Anwendungen wird nur von einem geringen Teil aller Gymnasien in der Oberpfalz als fester Unterrichtsbestandteil genutzt. Weiterhin dominieren Microsoft Teams und Office 365 das Feld der digitalen Arbeit im schulischen Kontext. Dieser Ist-Zustand ist zu einem Großteil der Pandemie geschuldet. Zu Beginn des Lockdowns waren viele Schulen auf der Suche nach einer funktionierenden Lösung, auf digitalem Weg mit SchülerInnen zu kommunizieren und Materialien auszutauschen. Zu diesem Zeitpunkt wurde das damalige mebis von den kommerziellen Konkurrenzprodukten überholt. Grund hierfür war unter anderem die tagelange Nichterreichbarkeit der Lernplattform mebis. Der Landesdatenschutzbeauftragte hatte zu diesem Zeitpunkt einer Lockerung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zugestimmt, so dass die Nutzung der Programme von Microsoft und anderer privatwirtschaftlicher Software-Anbieter in der Schule geduldet wurde und somit sichergestellt werden konnte, dass der Distanzunterricht stattfinden konnte. Diese Duldung von kommerzieller Software im bayerischen Schulsystem besteht in ähnlicher Form bis heute und hat dazu geführt, dass MS Office, Teams, OneDrive, OneNote und auch andere Anwendungen auch von anderen Anbietern zum festen Bestandteil in den Klassenzimmern wurden.
Während sich die Fremdanbieter immer stärker etablierten, begann man zeitgleich die ByCS kontinuierlich zu einer vollumfänglichen Arbeitsumgebung für den digitalen Unterricht auszubauen. Ein Prozess, der von vielen Schulen oft unbemerkt blieb. Seit September 2023 steht die ByCS nun in der Ausbaustufe III allen bayerischen Schulen zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung. In dieser Stufe, verfügt die ByCS über zahlreiche Funktionen und Angebote, die die Angebote der kommerziellen Anbieter substituieren könnten.
Es stellt sich die Frage, warum man überhaupt die Anstrengung und den finanziellen Aufwand auf sich nimmt, eine Alternative zu bereits gut laufenden Angeboten aus der Privatwirtschaft anzubieten. Wieso überlässt man nicht den Platzhirschen das Feld?
Eine Antwort dafür könnte in der vorher genannten datenschutzrechtlichen Lockerung in Folge des Distanzunterrichts liegen. Es ist denkbar, dass diese Lockerungen wieder zurückgenommen werden, sobald die ByCS eine gewisse Ausbaustufe erreicht hat, oder gewissen Mindeststandards, z. B. im Bereich der Performanz, dauerhaft erfüllt. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird der Landesdatenschutzbeauftragte die Duldung von proprietärer Software in der Schule regelmäßig neu bewerten und bei einer veränderten Ausgangslage die datenschutzrechtlichen Vorgaben anpassen müssen. In einem worst-case Szenario könnte dies bedeuten, dass z. B. einzelne oder alle Anwendungen von Microsoft, Apple oder Android gesetzlich innerhalb von kurzer Zeit in der Schule verboten werden könnten. Ein unkalkulierbarer und beschleunigender Faktor sind dabei auch die amerikanischen IT-Großunternehmen selbst. Diese könnten ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen und Geschäftsmodelle ohne Vorwarnung und kurzfristig so abändern, dass keine datenschutzrechtliche Kooperation mit Deutschland und Bayern mehr möglich sein darf. Ein am Aktienmarkt geführtes Unternehmen wird immer versuchen, seinen eigenen Gewinn zu optimieren und sich vorbehalten, Maßnahmen zur Gewinnsteigerung umzusetzen.
Besonders im Fokus des Landesdatenschutzbeauftragten sind Angebote, bei denen die Nutzung von personenbezogenen Daten eine Rolle spielen. Im Fall von Microsoft sind dies insbesondere die Videokonferenzfunktionalität in Teams und in OneNote Kursnotizbücher, in die Lehrkräfte und SchülerInnen mit Klarnamen eingeschrieben werden. Hier fallen zahlreiche personenbezogene Daten an, die von dem Unternehmen gewinnbringend ausgewertet oder als Trainingsdaten für KI-Systeme herangezogen werden können.
Aufgrund dieser Unwägbarkeiten ist eine gezielte digitale Schulentwicklung darauf angewiesen, alle Entwicklungen im digitalen Bereich auf staatlicher und privatwirtschaftlicher Seite im Blick zu haben, um nicht von politischen, datenschutz- oder schulrechtlichen Veränderungen überrascht zu werden.
Die folgende Darstellung stellt 15 verschiedene Aspekte der ByCS, deren Potentiale vermutlich nicht jeder Schule bekannt sind, vor:
1) Die ByCS ist und bleibt für immer ein absolut datenschutzrechtlich unbedenklicher Raum für die Arbeit zwischen Lehrkräften und SchülerInnen. Andere Angebote unterliegen immer einer regelmäßigen datenschutzrechtlichen Prüfung und erzeugen im schulischen Bereich regelmäßig Arbeitsaufwand, z. B. in Form eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß der DSGVO.
2) Die technische Wartung wird dauerhaft extern von der ALP Dillingen übernommen. Bei einem technischen Ausfall der ByCS liegt die Verantwortlichkeit nicht bei der einzelnen Schule. Zudem kann der technische Support der ALP-Dillingen unterstützend und beratend sowohl auf Lehrer-, als auch auf Elternseite eingreifen.
3) Die Ausbaustufe III der ByCS ging auch mit einer Leistungssteigerung der Anmeldeserver einher. Bei dem durch Eisglätte verursachtem Schulausfall am 17.01.2024 in der Oberpfalz und anderen bayerischen Bezirken kam es laut StMUK nur vereinzelt zu Beeinträchtigungen bei der Nutzung der ByCS. Die Lernplattform mebis blieb durchgehend performant, das Videokonferenztool ViKo zeigte sich dann funktionsfähig, wenn die Videokonferenzräume im Vorfeld bereits angelegt wurden. Der Raumverwaltungsserver von ViKo schien mit den gehäuften Anfragen zur Neuanlage von Konferenzräumen zu Beginn des Schultages überfordert gewesen zu sein. Hier kam es häufig zu Wartezeiten oder Abbrüchen. Auch bei der Einwahl in Videokonferenzräume kam es öfter zu technischen Problemen. An diesem Tag waren zeitgleich um 8.00 Uhr 20.000 NutzerInnen in ViKo-Konferenzen in über 2500 virtuellen Klassenzimmern aktiv. Über den gesamten Schultag verteilt liefen 12.600 Videokonferenzen von knapp 1000 Schulen. Etwa 340.000 Personen waren Videokonferenzen beigetreten. Die Aussage, dass die ByCS weitestgehend stabil und performant lief, kann die Beratung digitale Bildung bestätigen. Insbesondere die Schulen, die ihre Videokonferenzräume schon vorher angelegt hatten, konnten positives Feedback zur Performance der ByCS geben.
4) Das Single-Sign-On Verfahren wurde für mehrere Funktionen der ByCS umgesetzt. Wenn man sich als Lehrkraft in die ByCS einloggt, ist man somit automatisch auch in das FIBS-Portal, Drive, Office, Messenger, ViKo und weitere Anwendungen eingeloggt. Für SchülerInnen gilt das Gleiche mit verändertem Funktionsumfang. Wichtig ist hier, dass das Single-Sign-On Verfahren auch zukünftig für die Schnittstelle VIDIS in der ByCS angewendet werden soll. Hier können dann Schulbuchverlage und Anbieter von Bildungssoftware andocken. Aktuell sind dies: Bettermarks, Navigium, beste.Schule, Klasse Unterricht, fobizz, Taskcards. Nachdem sich eine Schule für diese kostenpflichtigen Angebote autorisiert hat, stehen diese den SchülerInnen und Lehrkräften zur Verfügung.
Zum Start der VIDIS-Schnittstelle wurden auf den ByCS-Seiten dazu auch die bekannten Schulbuchverlage Cornelsen und Klett genannt. Diese sind aktuell nicht mehr aufgelistet. Warum das so ist, kann nur vermutet werden. Sicherlich gibt es hier einen Zusammenhang mit der nicht in ByCS integrierten Plattform Bildungslogin, in der alle bekannten Schulbuchverlage ihre Angebote gesammelt anbieten. Der Bildungslogin scheint sich als Konkurrenz gegen die VIDIS-Schnittstelle positioniert zu haben. Informationen über eine zukünftige Entwicklung der Angebote über VIDIS sind momentan nicht bekannt.
5) Die ByCS ist integrativer geworden. Das ByCS-Dashboard ist nun konfigurierbarer geworden und bietet neben den ByCS-eigenen Angeboten auch die Möglichkeit, Links einzubauen. Diese Links können vom ByCS-Administrator eingestellt werden und so auf schulische digitale Angebote weiterleiten, z. B. eine eigene Cloud. Das Single-Sign-On kann hier nicht automatisch angewendet werden.
6) Das Videokonferenzangebot ViKo ist seit seinem letzten Upgrade deutlich leistungsfähiger geworden. Es können jetzt Videokonferenzräume mit bis zu 2000 Teilnehmern vorgebucht werden. Diesen ViKos wird dann extra Serverleistung zur Verfügung gestellt. In der Videokonferenzraumverwaltung von ViKo können individuelle Räume mit spezifischen Einstellungen angelegt werden. Beim Erstellen der Räume werden Einwahllinks für Moderatoren und Teilnehmer generiert, die dann weitergegeben werden können. So könnte z. B. ein gesamtes Lehrerkollegium mit individuellen ViKo-Räumen ausgestattet werden.
7) mebis Kurzlinks ist ein Angebot, dass die Weitergabe von Links innerhalb und außerhalb der ByCS im praktischen Kurzformat ermöglicht. Zudem können die Kurzlinks in QR-Codes umgewandelt werden und die Kurzlinks personalisiert werden. Im Zusammenspiel mit den anderen Anwendungen der ByCS kann sich ein deutlicher Mehrwert ergeben. SchülerInnen können über einen QR-Code oder einen Kurzlink schnell und einfach auf eine Materialsammlung zugreifen oder zu bestimmten Angeboten in der ByCS gelenkt werden. Auch die etwas unhandlichen ViKo-Links können dadurch gekürzt und personalisiert werden.
8) Die mebis Tafel führt zu Unrecht ein Schattendasein. Die Funktion verfügt neben den üblichen Tafeltools über ein Alleinstellungsmerkmal: die Integration von Geogebra und H5P-Dateien. Mit der mebis Tafel lassen sich durch die Integration von Geogebra, Inhalten aus der Mediathek, H5P-Modulen, Kurzlinks und QR-Codes multimediale und interaktive Lernumgebungen gestalten. Die mebis Tafel ermöglicht es auch, Tafelbilder mit SchülerInnen zu teilen. Leider funktioniert die Funktion Teilen mit deutlicher Zeitverzögerung. Sie eignet sich momentan eher dazu, Lernumgebungen im Vorfeld bereitzustellen oder im Nachgang an SchülerInnen geben. Ein wichtiger Tipp hier: Die Tafelbilder müssen nach dem Bearbeiten gespeichert werden!
9) Mebis Teach-Share entfaltet seit mehreren Jahren sein Potential: Seit mehreren Jahren wird die Teach-Share Austauschplattform in der ByCS durch die Angebote von ISB und ALP Dillingen bereichert. Das Angebot ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen und die Qualität hat auch klar dazugewonnen. Man findet jetzt in Teach-Share komplette Selbstlernkurse und unterrichtsbegleitende Kurse auf höchstem Niveau. Als ein Beispiel kann man z. B. den Geschichtskurs „Wie nahmen die Menschen den Ersten Weltkrieg wahr?“ oder der Physikkurs „Die spezielle Relativitätstheorie“ nennen. Das Feature „Blick in den Kurs“ ermöglicht es, sich schnell einen Einblick in einen speziellen Kurs zu verschaffen. Mit der Import-Funktion können die Kurse (relativ) einfach in die mebis Lernplattform überspielt werden. Hier liegt ganz klar ein weiteres deutliches Potential der ByCS.
10) Die mebis Mediathek und die mebis Tube sind ebenfalls in den letzten Jahren deutlich gewachsen und integrativer geworden. Besonders die mebis Mediathek bietet ein sehr schönes Feature an, nämlich die Möglichkeit der Mediensammlung. Man kann hier alle Medien aus den Angeboten der ByCS gesammelt und thematisch geordnet ablegen, aber auch eigene Medien hochladen! Die einzelnen Medien in der Mediensammlung können zudem als QR-Code oder als Link geteilt werden. Sobald man eine thematisch gegliederte Sammlung angelegt hat, werden weitere Vorschläge zu passenden Medien unterbreitet. In der mebis Tube befinden sich zumeist kürzere Medieninhalte, die häufig von Privatpersonen zur Verfügung gestellt wurden, z. B. Kurzvideos zu mathematischen Herleitungen oder physikalischen Versuchsabläufen.
Neben den Medien aus der mebis Mediathek hat man hier auch Zugriff auf die Medien der lokalen Kreismedienstellen. Das bedeutet, dass man sich bestimmte Onlinemedien bei den Kreismedienstellen bestellen lassen kann. Neben der mebis Mediathek und der mebis Tube, befindet sich auch die Ländermediathek Mundo. Hier lassen sich sogenannte Unterrichtsbausteine finden. Diese sind umfassende Unterrichtsmaterialien, zumeist im Format der Open Educational Ressources (OER) zu Unterrichtsthemen unter der Creative Commons Lizenz CC BY 4.0. Die Materialien kommen oft in Form von pdf.-Dateien oder OER-Kursen. Manche Kurse können auch mit anderer Bezeichnung wieder in TeachShare gefunden werden. Leider führen manche Unterrichtsbausteine auf Seiten von Drittanbietern, die die Verlinkung gelöscht haben und die Materialien somit nicht mehr verfügbar sind. Oftmals wird auch noch eine Registrierung benötigen.
Insgesamt wirkt Mundo noch ausbaufähig und wenig kuriert. Andere OER-Sammlungen oder Suchmaschinen liefern dieselben Ergebnisse.
11) Seit der Ausbaustufe III verfügt die ByCS über ein Office-Paket mit integriertem Speicherplatz, dem sogenannten Drive. Der Funktionsumfang von Office ist mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Präsentationssoftware und Tabellenkalkulation noch ausbaufähig. Es wird das Fehlen einer Notizverwaltungsprogramms im Stil von OneNote kritisiert. Alle vorhandenen Programme laufen stabil und performant. Besonders beeindruckend ist die Fähigkeit aller Angebote, darin kollaborativ zu arbeiten. Die Funktionsangebote der einzelnen Programme stehen denen einer kommerziellen Software kaum nach. Die Dateifreigabe erfolgt nicht wie in Office-Programmen im Programm, sondern über das Drive. Hier gibt es die Möglichkeit einzelne Dateien zu teilen oder freizugeben. Zusätzlich können hier „Spaces“ eingerichtet werden, denen Teilnehmer zugeordnet werden können. Ein Space könnte z. B. eine Klasse sein. Alle Materialien im Space stehen somit allen Teilnehmern zur Verfügung. Die Rechte der einzelnen Teilnehmer können auch hier noch individuell angepasst werden.
Zusätzlich kann man das Drive über eine Client-Software in die Dateiverwaltung des eigenen Rechners einbinden. Das Speichern und Verwalten der Dateien funktioniert so sehr komfortabel. Das Drive als Onlineversion und mit Client-Einbindung lief zu Beginn der Ausbaustufe noch nicht zuverlässig. Dateien, die online per drag and drop abgelegt wurden, verschwanden unwiderruflich im digitalen Nirvana. Dieser Fehler wurde gefixt. Die Beratung digitale Bildung kann bestätigen, dass das Speichern und das Verwalten von Dateien im Drive sowohl online als auch per Client nun zuverlässig funktioniert. Das Drive in Verbindung mit der Office stellt sich nun als ein echtes Potential der aktuellen ByCS dar. In einer nächsten Ausbaustufe soll der Drive-Safe implementiert werden, mit dessen Hilfe hochsensible Daten hier gespeichert und ausgetauscht werden können.
12) Der Messenger ist ein Kommunikationstool mit weitreichendem Funktionsumfang. Die Kommunikation wird durch den ByCS-Administrator ähnlich wie mit einem MDM regelmentiert. Man kann feingranular, sogar bis hin zur Uhrzeit, einstellen, welche Fähigkeiten ein Teilnehmer im Messenger haben darf. Der Messenger ist datenschutzrechtlich durch mehrere Maßnahmen garantiert. Die Teilnehmer melden sich nicht persönlich, sondern mit einer Messengerkennung an, der Zugang erfolgt gesichert durch eine Vier-Wort-Passwortphrase und die Übertragung der Nachrichten verläuft verschlüsselt. Der Messenger ist momentan die Funktionalität der ByCS mit den meisten Nachjustierungsbedarf. Nach dem Launch im September gab es mehrere Sicherheitsupdates, wobei anscheinend die bereits vergebenen Rechte von Teilnehmern unkommentiert wieder zurückgesetzt wurden. Die Vier-Wort-Passphrase wurde bei bereits autorisierten Geräten ohne erkennbaren Grund wieder abgefragt.
Mit dem Messenger kann man auch Institutionsübergreifend kommunizieren, sobald man die Messengerkennung des Teilnehmers kennt und der Kommunikation zustimmt. Eine App-Version kann auf dem Smartphone installiert werden.
Sobald der Messenger reibungslos laufen wird, steht Lehrkräften und SchülerInnen ein sehr mächtiges Kommunikationstool zur Verfügung.
13) Die ByCS verändert sich kontinuierlich. Mit den letzten Updates hat sich der Funktionsumfang innerhalb der Teilanwendungen immer weiter erhöht. Auf der Lernplattform sind immer wieder neue Aktivitäten hinzugekommen. Das neu hinzugekommene „Board“ in mebis ist eine schlankere und etwas weniger gefällige Form von Taskcards. Das „Kanban-Board“ ist ein hilfreiches Tool für die Projektorganisation und die neu hinzugekommene „Massenbearbeitung“ ist sehr hilfreich, um Bestandteile von Kursen komfortabel zu bearbeiten. Mit jedem Update wird die ByCS und all ihre Teilanwendungen etwas funktionaler, komfortabler und performanter. Das nächste große Update steht schon bevor: das Osterupdate.
14) Die ByCS war, ist und bleibt für immer kostenlos. Auch wenn die laufenden Kosten für eine Microsoft Office nicht übergroß sind, kann ein Sachaufwandsträger bei entsprechender kostenloser und datenschutzrechtlicher sicherer Alternative zurecht einfordern, dass hier ein Wechsel vollzogen werden soll.
15) Die ByCS ist als offenes System angelegt. Sie verfolgt das Prinzip des Austausches von Materialien und Inhalten über TeachShare. Sie ermöglicht die Kommunikation und Vernetzung über Schulen und Instanzen hinweg mit dem Messenger. Eine Schule, die sich dauerhaft der ByCS verschließt, limitiert und isoliert sich selbst.
Nach dem Auslaufen des DigitalPakts haben die meisten Schulen ihre Systeme und Infrastrukturen mit den Fördergeldern ausgebaut. Jetzt ist der Zeitpunkt, an dem diese Schulen sich ein neues Ziel stecken werden: dem Ausbau hin zur 1:1-Ausstattung. Für das Erreichen einer sinnvoll umgesetzten und gewinnbringenden 1:1-Ausstattung im Unterricht, sollte man als Schule über die Potentiale und Einschränkungen der ByCS Bescheid wissen, um eine richtige Entscheidung bei der Etablierung der eigenen zukünftigen digitalen Schulentwicklungsroadmap treffen zu können. Die blinde Übernahme von digitalen Strukturen nach dem Motto „Die meisten nutzen Microsoft, dann machen wir das auch“ kann nicht die Lösung für diese Herausforderung sein.
Es handelt sich aber nicht um eine Entscheidung, bei der es nur eine richtige Lösung gibt. Es ist durchaus sinnvoll, hybride Lösungen anzudenken. Warum nicht erstmal weiter mit OneNote und Kurznotizbüchern arbeiten, aber dafür auf die Videokonferenzplattform ViKo überwechseln? Könnte man nicht auch auf Apple-Geräten den Messenger zur Kommunikation installieren? Wäre es vielleicht sinnvoll die Lernplattform für Intensivierungsstunden und Förderunterrichte zu etablieren, um dort Kurse aus TeachShare zu bearbeiten?
In der Psychologie gibt es das Phänomen des Confirmation Bias. Der Begriff aus der Kognitionspsychologie wird mit „Bestätigunsfehler“ ins Deutsche übersetzt. Ein Aspekt davon ist, dass Menschen die Informationen meiden, die zu einer Verhaltensänderung bei einem selbst führen müssten. Gerade in der Gesellschaft hat sich die Wahrnehmung verankert, dass Microsoft- und Apple-Produkte die wichtigsten und besten Anwendungen in der Berufswelt wären. Selbst wenn dem so sein sollte – was eindeutig nicht der Fall ist -, warum sollten sie dann auch die besten für ein schulisches Umfeld sein? Es heißt immer wieder, dass die ByCS so schwierig zu bedienen sei und dass sie unzuverlässig läuft. Häufig kommen diese Aussagen jedoch von Nutzern, die die ByCS gar nicht selbst dauerhaft nutzen.
Die ByCS hat seit Corona ein Imageproblem, dass ihr weiterhin anhaftet und zu einer Verstärkung des Confirmation Bias führt. Fest steht, dass die jetzige ByCS zahlreiche Potenziale hat, die man nicht einfach ignorieren sollte.
